長年の営業活動で、中小企業から大企業まで様々な企業の経営陣の方々とお会いさせていただきましたが、経験を通じて次の3点が重要であると気付きました。

1.「最初の3分」
   アポイントをとり面会したときは、最初の3分を特に大切にすること。

2.「説明は1分」
   相手に説明を行うときは、1分程度にまとめること。

3.「質問は10秒」
   相手に質問する場合は10秒程度に内容をまとめること。

まず「最初の3分」ですが、例えば、30分のアポイントが取れたとしても、30分の時間が自分に与えられたわけではありません。最初の3分をどう対応するかによって、残り27分の密度は決まってしまいます。
最初の3分で相手に興味や期待を持ってもらう会話ができれば、その後の会話で有用な情報や本音の話を聞くチャンスが生まれますが、逆の場合は、残り27分が形だけの対応となる可能性が大きいのです。加えてこの3分では、こちらの服装や態度、言葉遣いなどの印象を相手に判定されてしまう時間であるともいえます。

次の「説明は1分」というのは、相手が口を挟まず、こちらの説明を集中して聞いてくれる時間はせいぜい1分程度であるということです。
とりとめのない話をだらだらとし本題が明確にならない、あるいは複雑な内容で伝えたいことがよくわからないような説明は、相手も集中して聞いてはくれません。

最後に「質問は10秒」ですが、相手との会話の中で、理解できなかったことや確認すべきことについて質問をする場合、その質問は10秒程度に要点をまとめることが必要です。
なぜなら質問が長い場合、質問された側も何について答えるべきなのかが明確になりません。相手が答えやすい「的確」な質問を投げかけることが、相手にとっての配慮であるといえます。

経営陣との面会において、上記の3点ができなかったとしても、相手の方は怒ることもなければ、「あなたは話が長い」などと指摘をしてくれることもありません。これは自分で気付くしかありません。

ただ、これができているかできていないかによって、次回のアポイントを取れるかどうかが決まります。

面会するということは相手も時間を使っていることであり、時間を使うということはコストを費やしているということです。その面会にメリットや意味が見出せなければ、次回コストを費やしてもらえる可能性が低くなり、アポイントの成立は難しくなります。
限られた時間の中で相手に興味を持ってもらい、メリットや意味を伝えるためには、説明を簡単で明瞭に行い、質問は的確で本質を捉える必要があるのです。
つまり、「簡単」で「明瞭」にまとめ、「的確」に「本質」を捉えるということは、一種の営業力でもあり、「説明は1分」・「質問は10秒」のスキルアップは、営業力強化であるともいえるのです。

これは、社外に対してだけではなく社内においても有用です。
例えば、報告は要点をまとめ簡潔にする必要があります。また業務依頼は明確であり的確にする必要があります。
そのような場合、1分程度にまとめられた内容であれば集中して聞き、内容の把握と理解も容易となります。
また、「説明は1分」・「質問は10秒」を意識すると、会議の時間も短くなり、かなりの効率化が図れるはずです。

「最初の3分、説明は1分、質問は10秒」を日常的に意識することが、営業力強化と業務効率アップにつながっているのです。

(追記)
弊社では、営業力強化システムPROナビに、全スタッフが日報の入力をしていますが、スタッフにより、その内容にはあきらかに差がありました。
仕事のできるスタッフ・問題意識の強いスタッフの日報は、簡単明瞭で本題をすぐに捉えることができる内容なのですが、そうではないスタッフの日報はだらだらと長く、本題がわかりにくいものでした。
しかし、毎日日報を書く(入力する)ことによって、だらだらと長いわかりにくい文章を書いていたスタッフも、表現が上達し「簡単」で「明瞭」な日報へと変化しています。
そしてこの変化が、お客様への説明や上司への説明のときにも、結果として表れています。日報文章の上達に比例して、口頭での説明の上達にもつながっているのです。
PROナビにはこんなメリットもあります。

アスクラボ株式会社 CEO 川嶋 謙